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查新报告撰写规范(试行)
教育部科技查新机构工作的意见

(教育部科技查新工作站L19)

教育部科技查新工作站查新报告撰写规范(试行)

查新报告是查新机构根据查新项目的查新点与所查数据库等范围内的文献信息进行比较分析,对查新点作出新颖性判别,以书面形式撰写的具有客观性、公正性的技术文件,其目的是为科研立项、成果评价、新产品鉴定、奖励申报、专利申请等提供客观的文献依据。为进一步提高教育部科技查新工作站的整体水平,保证查新报告质量,特制订本规范。

1 查新报告的总体格式

查新报告须采用科技部规定的统一格式,报告格式中应填写的各项内容均不得省略或空缺。

查新报告内容包括:报告编号、项目名称、委托人、委托日期、查新机构名称、查新完成日期、查新项目名称、查新机构的详细信息、查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单、备注。

2 查新报告各项内容的著录要求

2.1 报告编号 报告编号由 16 位阿拉伯数字及大写英文字母组成,分 4 部分:左起前 4 位为年代号(如:“ 2009 ” );第 5 ~ 7 位固定为教育部的行政编码“ 360 ” ;第 8 ~ 12 位为教育部授权的查新站编号(不足位者在其前面补零);第 13 ~ 16 位为本查新站承接课题数的年度流水序号(不足位者在其前面补零)。此报告编号即为该查新项目在教育部授权的高校科技查新系统中的唯一性查新报告编号;该查新项目的科技查新合同编号(或委托单编号)应与此查新报告编号一致。

2.2 项目名称 查新报告首页的项目名称一般只填写中文名称。报告第 2 页表格中的查新项目名称,国内文献查新只填写中文名称,英文名称一栏可填写“略”;国内外文献查新须同时填写中英文名称。

2.3 委托人 指提出查新需求的自然人、法人或者其他组织;以单位名义委托的查新项目其“委托人”应填写单位名称。

2.4 委托日期和查新完成日期 按实际委托日期和实际完成日期填写,格式为“××××年××月××日”(如: 2009 年 4 月 19 日 )。

2.5 查新机构

2.5.1 名称 填写“教育部科技查新工作站××××(××××为查新站编号)”并加盖教育部查新机构章。

2.5.2 通讯地址及邮政编码 填写查新站的联系地址。如有多个校区,填写主校区所在的联络地址。

2.5.3 负责人及联系电话、电子邮箱 填写查新站负责人名称及其联系方式。

2.5.4 联系人及联系电话、电子邮箱 填写主查新员名称及其联系方式。

2.6 查新目的 根据委托人的查新意图确定。如 : 立项查新(具体填写属于哪一级别的项目,如:申请国家“ 973 ” 项目、申请国家支撑项目、申请某某省市区科技攻关项目 ) 、技术跟踪、成果查新、新产品鉴定、奖励申报、专利申请等。

2.7 查新项目的科学技术要点 应集中反映项目的主题,简明扼要说明项目概况、背景技术、要解决的技术问题、所采用的技术路线和方法、所要达到目的、主要技术特征、技术指标、产品参数等。

2.8 查新点与查新要求

2.8.1 查新点 指需要查证的体现查新项目新颖性的技术创新点。查新点的表述要客观科学,文字要精练明确,条理清楚。查新项目有多个查新点需要查证时,要逐条列出,以便查新人员在查新报告的查新结论中,分别对应作出新颖性结论。

2.8.2 查新要求 指查新委托人对查新提出的具体愿望。须采用格式化语句表述。如:要求查新机构通过查新,证明在所查范围内国内外(或国内)有无相同或类似的文献报道;要求查新机构对查新项目的新颖性作出判断;要求查新机构对查新项目分别或综合进行国内外(或国内)文献对比分析,证明有无相同或类似的文献报道。

2.9 检索策略及文献检索范围 包括检索词、检索式和文献检索范围。应特别重视选择能反映查新项目实质内容的检索词选择,依据查新项目在其技术领域分类体系中的位置,考虑检索式组配的可行性、合理性、包容性及在检索过程中的应变性,确定合理的文献检索范围。

2.9.1 检索词

2.9.1 .1 除规范词外,一般还应包括同义词、关键词、自由词、缩写词、化学物质登记号、国际专利分类号,并注意英美单词的不同拼写法。

2.9.1 .2 国内文献查新填写中文检索词、缩略语等;国内外文献查新填写中、英文检索词、缩略语等。

2.9.2 检索式

2.9.2 .1 应使用逻辑算符、位置算符、截词符等检索算符限定词与词之间的关系。

2.9.2 .2 检索式应尽量针对每个查新点分别列出;也可根据情况针对几个查新点或全部查新点一并列出。

2.9.2 .3 中文文献查新须填写中文检索式,中外文文献查新须填写中、英文检索式。

2.9.2 .4 所有检索式以计算机可识别的实际检索式为标准,可以将检索词编号,但禁止用编号组配、编写检索式。

2.9.2 .5 所有检索式的检出结果不得同时为零。单个检索式的检出结果为零时,须扩大检索范围或改变检索式,直至有检索结果。

2.9.3 文献检索范围

2.9.3 .1 文献检索范围分中文文献检索范围与外文文献检索范围,两部分要分开填写。每部分都要列出检索使用的综合数据库(通用基本库)和与此查新项目相关的专业数据库,并写出数据库的名称(全称)、起止时间,必要时列出数据库的更新周期。

2.9.3 .2 中文文献检索范围的书写方法 数字编号、数据库中文全称、起止时间。

2.9.3 .3 外文文献检索范围的书写方法 数字编号、数据库名称、起止时间。

2.9.3 .4 查新项目可以进行互联网的补充检索,特别对产品类查新,可将互联网作为补充检索手段,必要时还应进行有关工具书、印刷型书刊的补充检索,检索手段及范围亦应在文献检索范围中一并列出,并注明具体检索时间。

2.10 检索结果 应综合归纳检出文献的概况;按查新点或检索式依据可比性原则筛选并列出主要相关文献,对所列相关文献内容与查新项目的相关程度采取逐篇或综合对比分析。

2.10.1 在检索结果首段写明:依据上述文献检索范围和检索式,共检索出相关文献××篇,其中密切相关文献××篇。

2.10.2 将密切相关文献的基本信息(如:作者,篇名,刊名,年代,卷 - 期 - 页或网址等)按规范格式( GB/T 7714 — 2005 )或当前数据库的输出格式列出;无密切相关文献时,则列出主要相关文献;一般相关文献过多时,可选用典型相关文献。

2.10.3 对所列出的密切相关文献或主要相关文献的总体研究内容与查新点相关的可比性内容加以引录、分析或简要综述;查新点中涉及指标等需比对数据的查新报告,相关文献应提供必要的比对数据。对文献进行概述时应注意修正数据库中的各种显而易见的文字错误,以及因镜像转换等造成的单位、上下标、全角半角等缺陷。外文文献应给出与查新项目内容及查新点相关的中文表述。

2.11 查新结论 是对查新点新颖性及其程度的精确表述,应当客观、公正、准确、简明。查新结论的文字表述应严谨(如:在上述检索范围内,通过对检索到的相关文献进行分析对比,××××)。

2.11.1 在查新结论中应对委托人提出的诸多查新点结合文献报道给予逐一列出并对比分析,不宜将诸多查新点不加拆分地模糊比对,对确具新颖性的查新点亦应说明其与相关报道的区别,指出差异性。

2.11.2 查新结论中的所有表述均应以相关文献内容为据(用上角标注明相关文献的序号),不得有主观性描述、水平性评价和赞誉之辞以及广告性等用语,重在体现客观性。

2.11.3 在对查新点逐条对比分析的基础上可以给出客观、公正、总括性的结语。

2.11.4 对未能检出相关文献的查新点可使用“未见报道”加以表述。

2.11.5 国内查新报告如果只检索中文文献,应在查新结论中表述为“国内公开发表的中文文献中,未见××××报道”。

2.11.6 在“科技查新专用章”处加盖教育部查新机构章和“××××大学科技查新专用章(或××××大学图书馆等)”章。

2.12 查新员、审核员声明 应采用规范化格式的声明并签字,表明查新人员对履行科技查新合同的郑重承诺和对出具的科技查新报告所承担的法律责任。

2.12.1 参考格式

( 1 )报告中陈述的事实是真实和准确的;

( 2 )我们按照科技查新规范进行查新、文献分析和审核,并做出上述查新结论;

( 3 )我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关,也与本报告的使用无关;

( 4 )本报告仅用于××××(与查新目的相对应)。

2.12.2 查新员与审核员签名事项说明

2.12.2 .1 查新员和审核员须经教育部科技发展中心组织的专业培训,并已获结业证书或资格证书的专业人员。鉴于查新工作的时效性,结业证书和资格证书的有效期为五年。

2.12.2 .2 查新员和审核员签名处须由本人亲笔签名。

2.12.2 .3 如有多名查新员或审核员须逐一列出,以第一个名字为主查新员或主审核员。

2.13 附件清单

2.13.1 列出国内外相关文献检索结果清单。

2.13.2 列出密切相关文献全文(如不能提供全文,须提供二次文献全记录格式)。

2.13.3 其他相关材料。

2.14 备注格式

( 1 )本查新报告无“科技查新专用章”、签字和骑缝章(或每页盖章)无效;

( 2 )本查新报告涂改、部分复印无效;

( 3 )检索结果及查新报告结论仅供参考。

3 国内外数据库检索范围

3.1 国内中文通用基本数据库(包括期刊、专利、论文、成果、新闻等文献类型)中,必查数据库应不少于 10 个。须列出数据库名称(全称)、起止时间(到月)。如:

中文科技期刊数据库 1989 ——年 / 月

中国科技经济新闻数据库 1992 ­——年 / 月

中国学位论文全文数据库 1977 ——年 / 月

中国学位论文文摘数据库 1984 ——年 / 月

中国学术会议论文全文数据库 1983 ——年 / 月

中国学术会议论文文摘数据库 1984 ——年 / 月

中国科技成果数据库 1983 ——年 / 月

数字化期刊全文数据库 1983 ——年 / 月

中国期刊网全文数据库 1994 ——年 / 月

中国博士学位论文全文数据库 1984 ——年 / 月

中国优秀硕士学位论文全文数据库 1984 ——年 / 月

中国科技论文在线 2003 ­——年 / 月

中国学术会议在线 2005 ——年 / 月

中国科学文献数据库 1985 ­——年 / 月

国家科技图书文献中心 1989 ­——年 / 月

国家科技成果网 1978 ­——年 / 月

中国专利数据库 1985 ­——年 / 月

3.2 国外通用基本数据库在以国际联机为主要检索手段进行查新时,必查数据库应不少于 10 个。须列出数据库名称(全称)、起止时间(到月)。如:

NTIS-National Technical Information Service 1964 ——年 / 月

SCI (Science Citation Index) 1990 ——年 / 月

Dissertation Abstracts Online 1861 ——年 / 月

ANTE-Abstracts in New Technologies and Engineering 1982 —— 年 / 月

Inside Conferences 1993 ——年 / 月

General Science Abstracts/Fulltext 1993 ——年 / 月

Wilson Applied Science & Technology Abstracts 1993 ——年 / 月

PASCAL 1973 ——年 / 月

Federal Research in Progress (FEDRIP) 1990 ——年 / 月

New Scientist 1994 ——年 / 月

3.3 中外专利数据库、专业数据库、标准数据库及其它文献资源:根据查新项目的专业领域与检索要求,选择相应的专业数据库。如:医学查新应检索 Medline 、 Embase 、 Elsevier 等数据库;农业课题查新应检索 Agricola 、 CAB Abstracts 、 AGRIS International 等数据库。

3.4 网络数据库资源十分丰富的查新机构,可以在国际联机索引库搜索的基础上,基于自有的网络数据库开展查新。

3.4.1 如果必查数据库或专业数据库欠缺,须采用国际联机进行补充检索。

3.4.2 对给予肯定新颖性的结论(如:未见××××的报道),当检索结果确为零,须通过国际联机检索予以确认。

3.4.3 网络数据库的年限范围的表达形式与国际联机要求相同。

3.4.4 网络版检索、光盘检索或互联网检索,应注明检索方式,并列出具体数据库名称,互联网检索要注明具体网址及检索时间。

4 本规范自 2009 年 9 月 1 日 起施行。